Fokus – Prioritäten – Priorisierung – Singletasking – eins nach dem anderen
Kennen Sie noch diese Papierrollen, die im Mittelalter von Boten oder Vorlesern verlesen wurden?
Ja? – So ähnlich sah meine ToDo-Liste aus, bis ich meine neue Arbeitsstelle bei VISTEM antrat.
Dort – oder nun hier – ist Fokussierung Programm, und zwar nicht nur auf der geschliffen formulierten Unternehmenswebsite. Sondern hier wird jeder und jede angehalten und dabei unterstützt, die eigene Arbeit zu priorisieren und fokussiert auszuführen.
Ich bekomme meine Arbeitspakete in überschaubaren Mengen weitergereicht, neue ToDos kommen erst, wenn alte abgearbeitet wurden. Meine neue ToDo-Liste hat selten mehr als 5 bis 7 Tasks, die alle priorisiert sind und nun einer nach dem anderen bearbeitet werden.
Und wenn ein neues Thema mal nicht so richtig in Schwung kommt, dann liegt es meistens an der fehlenden Prioriserung. Dann heißt der allseits vertraute Spruch „Fokus, Fokus, Fokus!“
Ein Paradies meinen Sie?
Naja, auch hier wird gearbeitet aber eben so, dass ein normal flotter Mitarbeiter dies gut schaffen kann. Es wird keiner mit unbezwingbaren Aufgabenbergen demotiviert, mit 5 Meetings pro Tag gelangweilt sondern die Aufgabenpakete übersteigen weder die zeitlichen noch die intellektuellen Möglichkeiten. Stößt man an seine Grenze – was am Anfang bei einer neuen Arbeitsstelle ab und zu vorkommt – dann kann, ja soll man kommen und sich Unterstützung holen. Gemeinsam wird nach Lösungen gesucht. Teamarbeit ist dann wichtig, wenn einer hängt – weil alle nur so gut sind wie der Langsamste im Team.
Arbeite ich an einer Aufgabe, die gerade Priorität für das Team oder die Firma hat, dann werden weitere ablenkende (= defokussierende) Arbeiten von anderen übernommen, so dass ich dran bleiben kann und schnell wieder verfügbar bin.
Wir nennen das Engpassmanagement. Bei uns ist der Mensch die Ressource, die die Kapazitätsgrenze mitbringt. Sicher gibt es auch hier Überstunden, wenn es sich absolut nicht vermeiden lässt. Jedoch, wenn man seinen Engpass kennt und schützt und ihn nur das tun lässt, was gerade besonders wichtig ist, dann ist dieser Mitarbeiter ausgesprochen flott und dabei zufrieden mit seinen Ergebnissen. Denn diese sind größer und/oder besser als gewöhnlich, was wiederum zu einer neuen, guten Motivation führt, die die Arbeit leicht von der Hand gehen lässt.
Neue Arbeit kommt erst in den Engpass hinein, wenn von dort Erledigtes heraus gekommen ist. Dies verhindert, dass der Engpass verstopft oder gar kollabiert.
Als Mitarbeiterin empfinde ich das als ausgesprochen wertschätzend: ich bin es wert, dass es auch Arbeit gibt, die eigentlich in mein Gebiet fällt, dennoch von jemand anders erledigt wird, damit ich da dran bleiben kann, wo hinein ich mich gerade gearbeitet habe. Der Erfolg des Teams ist mein Erfolg und mein Erfolg ist der des Teams!
Mittlerweile hat diese Art zu arbeiten und zu leben sogar meine Familie ergriffen: wenn unser 11-jähriger Sohn irgendetwas tut und ich will, dass er „mal eben flott“ etwas anderes macht, weil ich das für wichtiger erachte, dann sagt er nein, er mache erst dies und jenes zu Ende, dann habe er Zeit das nächste in Ruhe anzugehen.
Mit einer Änderung des Verhaltens bei der Bearbeitung von Aufgaben kann ich zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen:
1. Die Arbeit wird schneller und besser erledigt.
2. Der Mitarbeiter ist dabei tüchtig, aber nicht überlastet.
Deswegen bin ich überzeugt von fokussiertem Arbeiten, es liegt eigentlich so nah und wird doch so wenig gelebt:
„Der kürzeste Weg, um vieles zu erledigen, ist, immer nur eine Sache zu machen.“ Samuel Smiles (1812 – 1904), englischer Arzt, Biograph und Sozialreformer.
